اتوماسیون مکاتبات اداری - SharePoint

انتخاب نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

زمانیکه مهندسی مجدد فرآیند های تجاری (BPR) کامل شد قدم بعد انتخاب بسته نرم افزاری مناسب برای اجرا است.انتخاب Package به عنوان یک مرحله بسیار حساس در نظر گرفته می شوند.

موارد زیر را پس از ارزیابی , انتخاب کنید:

-چک کنید که  آیا همه وابستگی های تجاری را پوشش داده اید؟
- چک کنید که آیا همه عملکردها و فرآیند ها کاملا با هم یکپارچه شده اند.
- چک کنید که آیا همه گرایش های اخیر IT پوشش داده شده اند.
- چک کنید که آیا فروشنده گان خودشان را  مطابق میل شما تغییر داده اند و قابلیت های جدید را پیاده سازی کرده اند؟
- چک کنید که آیا شرکت ها می توانند هزینه هایشان را کاهش دهند>
- چک کنید که آیا بازگشت سرمایه  (ROI) به مطلوبترین شکل انجام می شود؟

پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

پیاده سازی یک بسته نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به صورت مرحله ای, و در دوره های زمانبندی شده انجام می شود.

پیاده سازی مرحله به مرحله نتایج بهتری از معرفی یکباره محصول, خواهد داشت.

کل زمانی که برای پیاده سازی موفق یک بسته نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) نیاز است حدود 18 تا 24 ماه است.

مراحل معمولی که برای پیاده سازی یک بسته نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) باید طی شود:

1. برنامه ریزی پروژه
2. تحلیل های تجاری و قابل استفاده که شامل تحلیل وقفه ها باشد
3. مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری
4. نصب و تنظیمات
5. آموزش گروه پروژه
6. تهیه طرحی از ملزومات تجاری
7. تنظیمات واحدی
8. رابط های سیستم
9. تغییر داده ها
10. تهیه مستندات سفارشی
11. آموزش به کاربر نهائی (end user)
12. پذیرش آزمون ها

مراحل بالا  جمع شده و به چهار فاز اصلی تقسیم شده اند, این فازها عبارتند از:

1. جزئیات مذاکرات
2. طراحی و اختصاصی کردن
3. پیاده سازی
4. تولید

مرحله جزئیات مذاکرات:

فعالیت :
شروع پروژه, ارزیابی فرآیند های کنونی, تمرین و تکرار عملکرد های تجاری, راه اندازی پروژه سازمان

آنچه در این مرحله قابل تحویل است:
پذیرش شرایط و اصول قانونی, نمودار سازمانی پروژه, مشخص کردن گروههای کاری

مرحله طراحی و اختصاصی کردن:

فعالیت:
طرح سازمان, طرح فرآیند های تجاری, تعریف عملکردها و فرآیندها, تنظیمات نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و اعمال تغییرات بر روی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) موجود.

آنچه در این مرحله قابل تحویل است:
ساختار سازمان, طراحی مشخصات, نمودار جریان فرآیند ها, مدل وظایف, تنظیم و ثبت تغییرات سیستم.

مرحله پیاده سازی:

فعالیت:
ایجاد طرح و مستندات, یکپارچه کردن برنامه های کاربردی, آزمایش کردن نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) اختصاصی شده, آموزش کاربران.

آنچه در این مرحله قابل تحویل است:
بررسی گزارش های محیط کار, بررسی اختصاصی گزارشات, اجرای گزارشات

پرتال های مبتنی بر تکنولوژی BEA

با بکارگیری تکنولوژی پرتال BEA سازمان شما یک چهارچوب قابل ارتقای قدرتمند، انعطاف پذیر و قابل اعتماد برای لایه بیرونی نرم افزارهای شما در پرتال مهیا می سازد. همچنین قابلیت بروزرسانی، راه اندازی کمپینها و دنبال گیری حرکت افراد داخل سیستم، موتور قوانین، تگ های JSP، سرویسهای یکپارچه سازی، مدیریت هوشمند، نمونه های قابل استفاده دوباره و استفاده از کاملترین API مهیا می شود.

پرتال چیست؟
یک پرتال وب سایتی است که یک نقطه دسترسی برای نرم افزارها و اطلاعات مختلف فراهم می کند و می تواند یکی از چند پرتالی باشد که در WebLogic Portal Server میزبانی می شود.
هر روزه پرتال ها بیشتر و بیشتر برای شرکت ها مهم می شوند، به این لحاظ که تقاضای رو به رشدی در شرکتها وجود دارد برای سرویس دهی به کارمندان، شرکای تجاری و مشتریان به صورت دیدی یکپارچه از اطلاعات، نرم افزارها و گردش های تجاری کاری. BEA WebLogic این نیاز را شناخته است و به شرکتها امکان داشتن پرتالی که کارایی و منابع را در یک لایه جمع آوری کند به صورتی که خط مشی های تجاری، فرایندها نیازهای امنیتی اعمال شود و پیاده سازی یک دید بومی برای کاربر نهایی.

 برای کاربر، یک پرتال وب سایتی است با صفحاتی که توسط برگه های مختلف و یا روش دیگری برای گذار از آنها سازماندهی شده است. هر صفحه شامل یک ارتباط زیر شاخه با صفحات داخلی خود یا Portlet ها است. – پنجره های مستقلی که همه چیز از صفحات استاتیک HTML گرفته تا Web Service های پیشرفته را می توانند نمایش دهند- هر صفحه می تواند شامل چندین Portlet باشد و به کاربر امکان دسترسی به اطلاعات و ابزار مختلف را در یک زمان می دهد. همچنین کاربران توانایی محلی سازی دید خود از پرتال را دارند توسط اضافه کردن Portlet هایی که لازم دارند و تغییر دادن قیافه صفحه.

 با یک مثال می توان مشکلی را که پرتال ها از سازمانها رفع می کنند توضیح داد. یک کمپانی احتیاج به حضور های متفاوتی در وب دارد: یک اینترانت برای کارمندان شرکت، یک سایت ایمن برای ارتباط با شرکای تجاری و یک وب سایت عمومی. با استفاده از WebLogic Portal معماری انعطاف پذیری در شبکه شما بوجود می آید که اجازخ استفاده دوباره از منابع را در میان پرتال ها به شما می دهد.

پرتالها در مفهوم Java 2 Enterprise Edition (J2EE)
از دید J2EE، پرتال یک نرم افزار جامع است که از یک سری قطعات Enterprise Java Bean(EJB) و مجموعه ای از نرم افزار های داخل وب تشکیل شده است. این نرم افزار جامع شامل API های اصلی است و نرم افزار های داخل وب شامل Servlet ها، صفحات JSP و کلاسهای جاوا هستند.
معماری پرتال با استفاده از تکنولوژی WebLogic امکان وجود Portlet متعدد را هر نرم افزار وب پرتال می دهد که به شما اجازه می دهد که به راحتی با انعطاف کامل نرم افزار های پرتال خود را آماده کنید.
اگر بخواهیم به صورت تکنیکی صحبت کنیم، پرتال یک در برگیرنده منابع و کارایی هاست که برای کاربر نهایی قابل دسترسی است. این دید از پرتالها، یک محل خاص برای دسترسی منابع (URL) برای دسترسی کاربران مهیا می کند.

قطعات تشکیل دهنده پرتال
در پرتال WebLogic، تعریف هر پرتال یک فایل XML می باشد. این فایل به صورت اتوماتیک هنگام طراحی پرتال ساخته می شود. این فایل XML شامل تمامی قسمتهایی است که برای تشکیل دهی پرتال لازم می باشد. بسیاری از این قطعات یک ارتباط سلسله مراتبی با هم دارند.

مفاهیم کلیدی و معماری پرتال
شکل زیر انعطاف پذیری و قابلیت بزرگ شدن پرتال های مبتنی بر تکنولوژی BEA را نشان می دهد. شما امکان این را دارید که پرتال را از ابتدا در محیطهای توسعه پرتال BEA بسازید و یا اینکه از محیط های دیگر توسعه استفاده کنید و توسط چهارچوب مدیریت پرتال BEA آن را مدیریت کنید. محیط مدیریت پرتال BEA قابلیت ساختن پرتال های جدید را هم در محیط وب به شما می دهد.
در شکل زیر (1 … n) به معنی یک یا بیشتر و (0…n) به معنی صفر یا بیشتر می باشد.

متصل کردن نرم افزار های فعلی سازمان با پرتال
پرتالهای مبتنی بر تکنولوژی WebLogic قابلیت این را دارند که صفحات وب با تکنولوژی های مختلف را درون خود نمایش دهند. بنابراین، شما لازم نیست که تمامی نرم افزار های خود را از ابتدا بنویسید، بلکه می توانید آنها را بر اساس تکنولوژی JSR168 استاندارد سازی کنید و در پرتال خود ببینید.

ایمن سازی نرم افزارهای داخل پرتال
در این قسمت بطور خلاصه درباره مدل ایمنی پرتال های مبتنی بر تکنولوژی WebLogic بحث می شود.
معماری ایمنی WebLogic پرتال مبتنی بر معماری زیرین WebLogic Server می باشد.در واقع هدف نهایی ایمن سازی پرتال این می باشد که دسترسی به منابع پرتال را محدود کرد و کارهای مدیریتی تنها به کاربرانی که احتیاج به این کار دارند محول شود.

شناسایی هویت
در واقع پرتال WebLogic قابلیت پیش فرضی برای نگهداری از اطلاعات ارزشمند شما و شناسایی هویت کاربران دارد. شما می توانید عملیات شناسایی هویت را بر اساس هر Portlet و یا اینکه یک بار برای کل Portal انجام دهید. در واقع با استفاده از سیستم پرتال WebLogic شما براحتی قابلیت پیاده سازی وب سایت های Single Sign on را خواهید داشت.

مدیریت کاربران / گروهها
مدیریت پرتال WebLogic به شما امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران و گروههای متفاوت را می دهد. شما می توانید کاربران مختلفی تعریف کنید و مشخصات جداگانه ای را برای هر کدام از آنها تعریف کنید.

شکل زیر نشاندهنده یک سازمان ذهنی از قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 , پشتیبانی شده توسط نسخه بعدی سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint و دیگر برنامه های کاربردی مایکروسافت است.

معماری ذخیره سازی متحد:

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بر اساس یک معماری ذخیره سازی ارائه شده است که در میان همه اجزاء Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی رایج است.

این معماری ذخیره سازی از سرویس های آشنای ویندوز SharePoint استفاده می کند که به بخش ها, لیست ها, سایت و مجموعه سایت هائی که از آنها برای تعریف ساختار منابع اطلاعاتی برای ذخیره انواع مختلف مفاهیم استفاده می شود, تجزیه می شود.

مزیتش این است که اعضاء گروه IT سازمان, یک روش دائم برای پیاده سازی و مدیریت منابع اطلاعاتی صرفنظر از راهکار یا نوع محتوا, بوسیله کاهش نگهداری (maintenance) IT و هزینه های آموزش, انجام می شود.

سرویس های متداول:

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یک مجموعه ای از سرویس های متداول است که در میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در دسترس اند.این سرویس شامل گردش های کاری, metadata , خط مشی ها, سرویس های کتابخانه ای, امنیت, همکاری و مدیریت اختیارات اطلاعات,  سرویس های مایکروسافت Excel (قابلیت جدید در SharePoint Server 2007 که به محافظت و اداره صفحات گسترده (spreadsheet) کمک می کند) و جستجو است.

مزیت دیگر این زیر ساخت متحد, مجموعه غنی قابلیت های در دسترس سازگار در میان اجزاء مختلف است.

در نتیجه یک تجدیدنظر/تصویب (review/approval) گردش های کاری برای کاربران که به صورت شریکی در محیط مدیریت اسناد کار می کنند, در دسترس است درست همانطور که برای نویسندگان, کسانی که این محتویات را به محیط مدیریت محتوای وب گسترش می دهند, این امکان وجود دارد.

به طور مشابه, توانائی های مثل ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه کردن نسخه متوالی یک محصول (versioning) , نگهداری و رسیدگی به خط مشی ها و جستجو همه با یک روش سازگار در دسترس هستند, خواه سازمان مدیریت اسناد, مدیریت سوابق و یا راهکار مدیریت محتوای وب را پیاده سازی می کند.

این پایداری نیاز کمتری به آموزش مجدد کاربران دارد, همانطورکه اجزاء جدید Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی پیاده سازی می شوند و هر گسترشی مثل گردش های کاری جدید, الگوهای خط مشی و یا رابط های کاربری جستجو که توسعه داده شده اند, می توانند توسط یک سازمان مجدد استفاده شوند.

رابط کاربری:

همانطورکه قبلا اشاره شد, یکی از اهداف طراحی مایکروسافت, قابلیت گسترش رضایت در یک سازمان است.بر همین اساس, توانائی های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 در میان ابزارهای آشنائی مثل انواع مختلف مرورگر وب و در سیستم های مایکروسافت آفیس , قابل دستیابی شده است.

هانطورکه قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی با استفاده از نسخه قبلی محصولات مایکروسافت آفیس هم در دسترس است, چند نکته یکپارچه سازی جدید در نرم افزار های سرویس گیرنده (client) سیستم های آفیس 2007 به صورت ویژه برای استفاده توسط کاربران اطلاعاتی طراحی شده است.

این نکات شامل, شروع یک فعالیت گردش کاری در منوی فایل برنامه کاربردی سرویس گیرنده, مطلع کردن کاربران از گردش های کاری نامعلوم میان اسناد موجود, به نمایش گذاشتن خصوصیات برای کاربران در پنل اطلاعاتی اسناد, نمایش سیاست های سایت بر روی اسناد و فایل های کتابخانه ای offline در مایکروسافت آفیس Outlook 2007 .

برنامه های کاربردی سرویس گیرنده third-party , می توانند همچنین با استفاده از سرویس های وب(web service) به قابلیت های مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی دسترسی داشته باشند.

در بخش بعد به شرح اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که توسط مایکروسافت فراهم شده است, می پردازیم.

مدیریت اسناد:

مهم نیست که شما در چه بخشی کار می کنید, هر کاربر در میان سازمان با نگرانی های مرتبط با مدیریت اسناد, آشنا خواهد شد.

چرخه حیات میانگین یک سند را درنظربگیرید:یک سند ابتدا ایجاد می شود, سپس ذخیره می شود, سپس ممکن است با کاربران دیگر به اشتراک گذاشته شود و یا توسط کاربران دیگر ویرایش شود.نسخه های جدید توسعه داده می شود و همه باید پیگیری و سازماندهی شوند.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به سازمان کمک می کند تا بوسیله بکارگیری سیاست های مناسب در هر مرحله از چرخه حیات اسناد, اهداف مدیریت اسناد مربوط به خودش را تشخیص دهد.

منابع اطلاعاتی متمرکز شده, کشف اطلاعات را بهبود بخشیده و سیاست ها می تواند تنظیم شوند که خروجی پیگیری اسناد سازمان را که از برچسب ها (label) و بارکدها (barcode) استفاده می کند, تسهیل نمایند.

بعلاوه نتیجه این ذخیره سازی متمرکز شده و مدیریت شده باعث افزایش قابلیت پیش بینی ملزومات ذخیره سازی و محافظت بهتر از اطلاعات در مقابل دسترسی های بدون مجوز و از دست دادن ناآگاهانه, بوسیله فراهم کردن امنیت در سطح هر بخش
(Item-level) و مدیریت اختیارات اطلاعات سمت سرور (server-side) خواهد شد.

قابلیت های مدیریت اسناد در آفیس SharePoint Server 2007 و سرویس های ویندوز SharePoint , تحت کنترل درآوردن تخصص های بهم پیوسته یک سازمان و تسهیل همکاری در میان ورورد و خروج اسناد, کنترل نسخه و گردش های کاری خارج از محدوده برای اتوماتیک کردن فرآیندهای تجدیدنظر/تصویب (review/approval) را برای شما فراهم خواهد کرد.

ثبت و ضبط محتویات:

موفقیت آمیز بودن راهکارهای Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به قابلیت ثبت محتویات به صورت اسناد کاغذی موجود و خواه به صورت الکترونیکی و یا وارد کردن آن به محیط مدیریت شده , بستگی دارد.

یکپارچه سازی با تکنولوژی سوم اسکن و به تصویر در آوردن (imaging) به مفاهیم کاغذی مثل برنامه های کاربردی بازپرداخت وام (loan application) , دعاوی حقوقی و دیگر اسناد اجازه می دهد تا به صورت الکترونیکی در میان کتابخانه ها و در راستای metadata های مورد نیاز برای پردازش های مناسب قرار گیرند.

به منظور تشویق کاربران به ذخیره و بازیابی محتویات از یک مرکز مدیریت شده, سازمان ها می توانند کادرهای مکالمه (dialog box) مربوط به ذخیره فایل (File Open & File Save) را به صورت سفارشی, برای ترقی در این مکان های ذخیره سازی استفاده کنند.

دسته بندی و سازماندهی محتویات:

به منظور مفید تر بودن کاربران در میان سازمان, محتویات باید طبقه بندی شده و به درستی ذخیره و سازماندهی شوند. یک مخزن اطلاعات اسناد مرکزی, منبعی است که با استفاده از یک الگوی مخصوص که برای مخزن اطلاعات مرکزی, بخش هائی از سازمان یا برای کل سازمان طراحی شده است, پیاده سازی شده است.

این سایت های بزرگ معمولا توسط کارمندهای متخصص IT با یک روش سازگار برای همه واحدهای تجاری به منظور سازماندهی و دسته بندی اطلاعات, طراحی شده, پیاده سازی شده و مدیریت می شوند.

اغلب سازمان ها مجموعه ای از اسناد را بوجود می آورند که نقش های متفاوت در تجارت و به اشتراک گذاری خصوصیات مشترک (مثل خصوصیاتی که آنها را شرح می دهد سیاست های بکارگرفته شده در آنها و فرآیندهای تجربه شده) را بازی کنند.

برای مثال, شرکت های دارو سازی, گزارش های موقت بالینی ایجاد می کنند و شرکت های تولید کننده دارو مشخصات را تولید می کنند.

محتویات گوناگون, به کاربران اجازه می دهد تا مجموعه اسناد را بر اساس رفتارهای به اشتراک گذارشته شده و بکارگیری metadata سازگار برای دسته بندی, تعریف کنند.

هر نوع محتوا, می تواند مشخص کننده یک الگوی سند, یک طرح, نمایش و ویرایش فرم ها, سیاست ها, فرایندهای گردش کار و یا حتی رفتارهای سفارشی شده, باشد.

بعضی انواع متداول محتوا, مثل Dublin Core Standard Document وجود دارد که خارج از محدوده عملکردهای این نرم افزار است.

استفاده از یک روش برای استاندارد کردن این خصوصیات در میان کتابخانه های متفاوت و سایت ها در یک سازمان , یک روش استاندارد برای دسته بندی محتویات, فراهم می کند.

 تصویر بالا نشاندهنده یک منبع اطلاعاتی سند مدیریت شده است, که مکانی برای ذخیره سازی محتویات سازمانی می باشد.

با این حال تنها راه برای انجام موفقیت آمیز این فرآیند, زمانی است که کاربران دائما     metadata هائی را که برای یک نوع خاص محتوا, تعریف شده , ثبت کنند.

برای کمک به کاربران در انجام این امر, یک پنل اطلاعات سند قابل تغییر (DocumentInformation Panel) در بالای سند در نظر گرفته شده, که ورود metadata و دیگر اطلاعات مورد نیاز را بوسیله آن نوع خاص از محتوا,امکان پذیر می کند.

تصویر بالا نشان می دهد که چگونه کاربران نهائی می توانند به آسانی metadata را از طریق مایکروسافت آفیس word 2007 وارد کنند.

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است.

همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند.

مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند.

مطالعه اخیری که توسط شخصی به نام Accenture انجام شده, نشان می دهد که
در دو سال آینده محتویات بیشتری نسبت به کل تاریخچه بشر, ایجاد خواهد شد و بیش از %93 آن به صورت الکترونیکی خواهد بود.

بعلاوه, این اسناد الکترونیکی باید با مجموعه از اطلاعات کاغذی (Paper-based) کنونی , یکپارچه سازی شوند.

چندین توانائی اصلی بر روی گسترش زیر ساخت Enterprise Content Management موثر است.

در جلوی همه موارد قانونی, یک توانایی مثل Sarbanes-Oxley Act وجود دارد که Enterprise Content Management را از یک سیستم مطلوب به یک سیستم ضروری تبدیل کرده است.

در یک دیدگاه قانونی, سیاست های حفظ و نگهداری اسناد قابل اجرا, سیستم های برای مدیریت اطلاعات غیر ساخت یافته و مدیریت سوابق سازگار, همه ملزومات کلیدی هستند.

با این حال, هنگامی که نگران برآورده کردن و رسیدگی به این ملزومات قانونی که برای بیشتر سازمان عوامل کلیدی محسوب  می شوند, هستید, چندین عامل تعیین کننده و تاثیر گذاز دیگر هم وجود دارد.

اول, این یک نیاز مسلم است که سازمان برای کنترل حجم فراوان سوابق و اسناد تلاش کند این امر مزیت کاهش نسخه برداری از فعالیت ها و کاهش زمان تلف شده برای جستجوی اسناد قدیمی ( و یا بدتر, ایجاد مجدد اسناد از روی Scratch آنها) را به همراه خواهد داشت.

سپس, به اتوماتیک کردن فرآیندهای تجاری برای تسهیل مدیریت محتوا و جایگزینی آنها با فرآیندهای دستی و کاغذی, که در نهایت به کم کردن حجم کاری (workload) و بازدهی بیشتر منجر خواهد شد, نیاز است.

 و بالاخره, سازمان ها به دنبال راهکارهای Enterprise Content Management ای هستند که به آنها در فرآیند نوشتن و انتشار اطلاعات به اینترانت, اکسترانت و اینترنت (بدون اتکا به اعضا گروه فن آوری اطلاعات (IT) سازمان) کمک کند.

بدون شک, بیشتر سازمان ها در حال حاضر وقتشان را صرف بررسی استراتژی هائی می کنند که به آنها در ساختار محتویات, چه از نظر نگهداری سوابق و چه از دیدگاه مدیریت اسناد, کمک کند.ممکن است حتی بعضی از سازمان ها راهکارهائی را برای سازماندهی این اطلاعات اجرا کند که با معیارهای موفقیت و رضایت کاربر تفوت داشته باشد.

با این حال, در این بررسی مقدماتی و پیاده سازی آزمایشی مشخص شد, که مشکل اصلی برای موفقیت Enterprise Content Management این است که بیاد داشته باشیم, سازمان ها در اندیشه پیدا کردن یک راهکار که برای آنها مناسب باشد, هستند.

برای مثال, بزرگترین مشکلی که سازمان ها ممکن است با آن مواجه شوند ,اطمینان حاصل کردن از رضایت مشتری است.

حتی اگر کاربران در هنگام پیاده سازی یک راهکار Enterprise Content Management خسته شوند, آنها یک سیستم را نخواهند پذیرفت مگر اینکه آن سیستم با شیوه کاری قبلی شان به خوبی یکپارچه سازی شده باشد.

هانمطورکه یک سیستم باید مستقیما  و بدون نیاز و وابستگی شدید کاربران به اعضاء گروه IT سازمان, باشد این راهکار باید همچنین با گروههای سازمانی متناسب باشد, برای مثال در یک سازمان که با تیم های انفرادی قوی کار می کند احتمال نپذیرفتن راهکاری که در کل سازمان گسترده شود(organization-wide)  , وجود دارد.با این حال این گروهها ممکن است با یک راهکار کلی که همکاری میان تیم هایشان را آسانتر کند, موافقت نمایند.

در متن استراتژی کلی Enterprise Content Management باید به ملزومات اصلی هر بخش, مدیریت اسناد, مدیریت صفحات گسترده, مدیریت سوابق, مدیریت محتوای وب و مدیریت فرم ها به وضوح پاسخگویی شود.برای مثال, در ارتباط با مدیریت اسناد بعضی ملزومات بخصوص شامل برپائی انواع محتویات استاندارد شده, کنترل نسخه, فرآیند گردش کار(workflow) و همکاری; توسط صفحات گسترده (spreadsheet) ;باید قابلیت محافظت از درستی داده ها, اطمینان از وجود یک "نسخه صحیح واحد " در زمان محافظت از اطلاعات محرمانه توسط کنترل های امنیتی جامع , وجود داشته باشد.

در مدیریت سوابق, ملزومات شامل برپائی,حفظ و نگهداری, سیاست های انقضا و به حداقل رساندن اطلاعات از رده خارج قدیمی در میان سازمان, است.

از نظر مدیریت محتوای وب, این احتیاجات شامل پیاده کردن یک روش برای پرسنل غیر متخصص میان تیم ها است تا بتوانند بدون نیاز به وابستگی دائم به اعضاء گروه IT , بر روی وب سایت ها کنترل داشته باشند.این نیازهای ویژه و نیازهای دیگر باید توسط یک راهکار کلی Enterprise Content Management پاسخگویی شود.

مشکل دیگری که سازمانهای باد بر آن غلبه کنند, برقرار یکپارچگی میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management است.معمولا, یک سازمان با استفاده از یک یا جند جزء Enterprise Content Management برای برطرف کردن یک نیاز بخصوص, شروع به استفاده از این نرم افزار می کنند اما همین که این اجزاء بکار گرفته شوند نیاز به گسترش Enterprise Content Management و استفاده از دیگر اجزاء آن احساس می شود.

برای مثال, یک سازمان ممکن است با پیاده سازی راهکار مدیریت سوابق, فعالیتش را آغاز کند و سپس به سرعت دریابد که به توانائی انتشار وب (Web Publishing) موجود در Enterprise Content Management برای پرتال اینترانت و سپس سایت های اینترنتی اش, نیاز دارد.

بنابراین چگونه یک سازمان می تواند به تدریج استراتژی های Enterprise Content Management اش را توسط پیاده سازی این اجزاء با روشی که دائما نیازی به آموزش مجدد کاربران و تغییر سبک و معماری  و مشکل گسترش برای IT نداشته باشد, گسترش دهد؟

یک سازمان معمولا, یک یا چند راهکار Enterprise Content Management دارد که در یک بخش مخصوص نه فقط برای برآورده کردن یک نیاز بخصوص, بکار گرفته شده اند.

از آنجائیکه, رضایت کاربران یک کلید برای موفقیت سازمان ها محسوب می شود, اطمینان حاصل کردن از اینکه آیا به تشخیص کاربران Enterprise Content Management ها در ساده کردن حجم کاری (workload) هایشان مفید واقع شده اند یا نه, بسیار حائز اهمیت است.

کنترل پروژه آفیس Project Server 2007 سازمان ها را قادر می سازد تا اداره و هماهنگ سازی کارها را از پروژه های مبتنی بر برنامه های پیچیده و مرکب در طول چرخه حیات پروژه , به صورت کارآمد تری انجام دهند.

در اینجا ده روشی را که راه حل مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server و کاربرانش از آن طریق با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند , ذکر شده است.

راه حل مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access می توانند به شما در اداره هوشمندانه کارهای سازمانی , کمک کنند.

1.هوش تجاری را تقویت کنید:

راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 به شما در به تصویر کشیدن عملکردها , مجسم کردن گرایش ها , مدیریت ریسک و مشخص کردن محدوده سرمایه به کار گرفته شده , کمک می کند.

از سرویس های گزارش گیری داده (Reporting Data Services) برای به اشتراک گذاری اطلاعات با ابزارهای گزارش گیری تجاری معمول مثل مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , استفاده کنید.

واحدهای داده از پیش ساخته شده قابل گسترشی وجود دارد که ارتباط داده ای برای ایجاد scorecard ها و dashboard ها فراهم می کند که به منظور ساده کردن تصمیمات آگاهانه درباره پروژه های موجود , تعادل برقرار کردن و ایجاد فرصت های جدید , می توان از آنها استفاده کرد.

2.همکاری و هماهنگ سازی را به آسانی انجام دهید:

مطمئن شوید که گروهها اهداف معمول را به اشتراک می گذارند و با یکدیگر به طرز موثری کار می کنند , برای سازمان ها در نظرگرفتن این مسائل در زمانی که از نظر جغرافیایی گسترش پیدا کرده اند و اختلاف فرهنگی که باید در این میان در نظر گرفته شود , بسیار ضروری است.

Project Web Access دسترسی مبتنی بر وب بموقع را به اطلاعات حساس تجاری پروژه ها که بوسیله راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 ذخیره شده اند را فراهم می کند , بنابراین گروهها می توانند دانش خود را به اشتراک گذاشته و همکاری آسانتری را با تکمیل وظایف و قابل حمل بودن آنها و تعدیل کردن فعالیت ها , به سرعت با تغییرات و به روز رسانی ها منطبق شوند.

3.منابع را به طرز کارآمدی اداره کنید:

اکثر سازمان ها با بکارگیری موثر منابع دست و پنجه نرم می کنند , این مسئله به صرف هزینه بیشتر و تاخیر در پروژه منجر می شود.

راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 به شما کمک می کند تا ارزیابی هائی را که به بکارگیری موثر منابع روزانه و ایجاد طرح های آینده در میان سازمان نیاز دارد به دقت انجام دهید. بنابراین شما فرصت و امکان بهینه سازی تحویل پروژه را در پروژه های با اولویت بالا خواهید داشت.

4.چرخه حیات پروژه را مدیریت کنید:

پروژه ها را در Project Web Access مطرح کرده و به اجرا در آورید.

این طرح را به پروژه های قابل استفاده و موثر ارتقا دهید , سپس آنها را تکمیل , نگهداری و اداره کنید.

شما می توانید یک دید جامع از کارهای سازمانی در همه مراحل پروژه برای تصمیم گیری های بهتر , داشته باشید.

5. مدیریت ساده و مدیریت پیچیده:

برای پروژه های قبلی , شما می توانید از سرویس های ویندوز SharePoint یا Project Web Access استفاده کنید.هنگامیکه پروژه ها حجیم تر شده به اقدامات مهم راهبردی گسترش پیدا می کنند شما می توانید پروژه های قبلی را به راه حل مدیریت پروژه  آفیس Project Server 2007 ارتقا داده و روند مصرف بودجه هارا پیگیری کرده و منابعی که ممکن است در غیر اینصورت نادیده گرفته شوند را لحاظ کنید.

برای برنامه های با مقیاس بزرگتر , شما می توانید به آسانی چندین پروژه فرعی را به همراه وابستگی هایشان , در یک مدل هماهنگ شده , اداره کنید.

6. پیشرفت ها را به طور پیوسته ارتقا دهید:

سازمان ها برای بهبود کارایی های قابل استفاده و مدیریت موثرتر پروژه های پیچیده بیش از پیش بر روی همگون سازی پروسه ها کار می کنند.

راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 شما را قادر می سازد تا پروسه های قابل تکرار را در قالب الگوها (template) اجرا کرده و اصلاحات لازم را انجام داده و بر اساس بهترین نمونه ها , این پروسه های اصلاح شده را در راهنمای پروژه (Project Guide) های سفارشی ثبت و ضبط کنید.

شما می توانید گردش های کاری (workflow) خودکار , نتیجه گیری با هزینه کمتر , مدت زمان کمتر و کیفیت افزون تر را در پروسه های کاری بکار ببرید.

7.استخدام راهبردی:

در صورت تفهیم نشدن حجم کار در پروژه های بلند مدت , تجربه های شرکت از دوره های کوتاه مدت خارج از چرخه , هزینه های سربار , از دست رفتن دانش و تضعیف روحیه کارکنان , ناکافی خواهد بود.

با ایجاد شفافیت در همه قراردادهای کاری و قابلیت های منابع راه حل مدیریت پروژه  آفیسProject Server 2007 , به شما کمک می شود تا در طرحی که برای منابع ایجاد کرده اید , استخدام نیروی جدید و منابع خارجی را با اهداف بلند مدت تجاری تراز کنید.

8. از تکنولوژی موجود سرمایه بیشتری کسب کنید:

راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 قدرت برقراری ارتباط و نفوذ در مایکروسافت Windows Server , مایکروسافت SQL Server و سرویس های ویندوز SharePoint را دارد , بنابراین شما می توانید بیرونی ترین مهارت های سازمانی را در این تکنولوژی مایکروسافت بدست آورید.

راه حل مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 همچنین با سیستم های مایکروسافت آفیس , برنامه ERP , مایکروسافت collaboration Platform و مایکروسافت آفیس Project Professional Server 2007 یکپارچه شده است.

ابزارهای آفیس Project Server API و Eventing Model و ابزارهای دیگر , زیر ساخت قابل انعطاف و قابل گسترش را برای اداره کارها ایجاد می کنند.

9. توانایی برگشت واقعی سرمایه:

با توانایی افزایش بهره وری کارکنان , دوره های زمان کوتاه , کاهش هزینه و بهبود مدیریت زمان راه حل مدیریت پروژه  آفیس Project Server 2007 و کاربرانش یک برگشت سرمایه مثبت و مورد تایید را برای شما فراهم می کند.

در مدیریت اسناد مدیریتی IT , نرم افزار می تواند هزینه را تا 2 درصد کاهش , بهره وری را از 20 تا 25 درصد افزایش و 10 تا 15 درصد از بودجه را به پروژه هائی که راهبردی تر هستند , منتقل کند.

10.توسط نرم افزار کنترل پروژه (EPM) راهکار کاملی بدست آورید:

شما می توانید نرم افزار کنترل پروژه (EPM) فراگرفته و قابلیتهای افزوده مدیریت اسناد را از طریق Project Gateway دو سویه , انجام دهید.

Project Gateway به شما اجازه می دهد تا از راه حل مدیریت پروژه  آفیس Project Portfolio Serer 2007 برای تکمیل آفیس Project Server 2007 استفاده کنید.

Project Gateway ارزش های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) فراتر از مدیریت موثر به تصمیم گیری های راهبردی گسترش می دهد و سرمایه و اهداف تجاری را در یک راستا قرار می دهد.

راه حل های تجاری با پرتال SharePoint Portal Server 2003

قسمت سوم

نیاز هر سازمانی متفاوت است. SharePoint Portal Server 2003 می تواند بعنوان چهارچوبی برای بسیاری از راه حل ها مورد استفاده قرار کیرد از آنجمله:

ساختن پرتال های جستجو

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

اکسترانت ها

پرتال جستجوی سازمان

پرتال جستجوی سازمان اطلاعات، داده ها و تجربیات ارزشمند را در داخل یک سازمان می گیرد و دریچه ای واحد برای دسترسی به اطلاعات مهیا می سازد. اگر کسی که اطلاعات را لازم دارد به آن دسترسی نداشته باشد آن اطلاعات بی ارزش خواهد بود. اگر که یافتن اطلاعات سخت باشد، کاربران بجای گذاشتن وقت برای پیدا کردن سند مورد نظر خود آن را از اول می سازند.
SharePoint Portal Server 2003 اطلاعات را ازمنابع مختلف جمع آوری می کند، آنها را ایندکس می کند و از دریچه پرتال آنها را قابل جستجو می سازد. این موضوع شامل تمامی سایت های پرتال داخل سازمان می شود و همینطور بقیه منابع اطلاعاتی مانند وب سایتها، فایل های به اشتراک گذارده شده، پوشه های عمومی سازمان و محیط کاری SharePoint Portal Server 2003 . شما می توانید این امکان جستجو را بطریقی محلی کنید که قسمتها و یا فایلهایی که شما می خواهید را ایندکس کند و یا اینکه امکانات آن را تا جایی افزایش دهید تا اینکه انواع فایل های جدید را ایندکس کند. در واقع SharePoint Portal Server 2003 می تواند میلیونها مورد را ایندکس کند.

 قابلیت ها و خصوصیات جستجو

قابلیت ایندکس کردن انواع پرونده های تحت وب را دارا می باشد. قابلیت های زیر بخشی از آنها را عنوان می کند :

پرونده های مختلف شما را با امنیت بالا از داخل کاوشگر و یا از داخل نرم افزارهای شما ایندکس می کند. از این قبیل می توان برنامه های قابل دسترسی مانند Microsoft Office Word 2003 یا Microsoft Office Excel 2003 را نام برد.

می توان بازهء جستجو را محدود کرد تا نتایجی دقیقتر و راحتتر برای بررسی و مطالعه بوجود آورد.

می توان نقاط خاص را در آن معرفی کرد که کمک به آن می کند که محتویات مربوط را سریعتر در اختیار کاربر قرار گیرد.

محتویات ایندکس شده را می توان با توجه به لغات هم معنی و ترکیب لغات شکل جذابتری از دیدگاه جستجو بخشید و نتایج تکمیلی را به کاربران ارائه داد.

نتیجه خروجی یک سیستم جستجوی بسیار پیشرفته با بازده بالا خواهد بود که کاربران را در بدست آوردن اطلاعات مورد نظر خود بطور گسترده ای کمک می کند.

مدیریت و پیکربندی

سیستم جستجوی SharePoint Portal Server 2003 را به آسانی می توان تغییر داد و مدیریت کرد. بخش مدیریت جستجو قابلیت گسترده ای در زمینه کنترل سیستم جستجو در اختیار مدیران سیستم قرار می دهد. در این قسمت می توان پرونده های متعدد را به سیستم اضافه نمود و یا کم کرد و یا نقطه نظر بعضی پرونده ها را برای بهتر کردن نتایج جستجو بالا برد تا نتایجی دقیق تر و سریعتر در اختیار کاربران قرار گیرد. ایندکس کردن محتویات در SharePoint Portal Server 2003 بسیار انعطاف پذیر است و براحتی می توان آنرا برای بهترین نتایج مد نظر ارگان تنظیم کرد. SharePoint Portal Server 2003 هر از گاهی محتویات سایت را می جوید تا تغییرات و متون و یا پرونده های جدید را مجددا به ایندکس خود اضافه کند. این قابلیت وجود دارد که مدیر سیستم مدت زمان جویندگی موتور جستجو را تنظیم کند تا به کاربران و پهنای باند فشار زیادی وارد نشود و در اوقات فراغت سیستم این عمل انجام پذیرد.

قابلیت پوشش دهی

هیچ راه حلی نمی تواند تمامی خواست های یک ارگان را بدون اینکه تنظیمات خاصی در آن انجام شود بر آورده کند و این دقیقا علت آنست که برای سیستم جستجوی SharePoint Portal Server 2003 ای-پی-آی طراحی شده تا نرم افزار های مختلف بتوانند با آن صحبت کنند و تنظیمات خاص تری را انجام دهند. با بزارها و این ای-پی-آی شما می توانید پرتال جستجوی بسیار قوی برای جستجوی منابع متعددی که در سیستم ارگانی وجود دارد فراهم کنید.

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

اکثر ارگانها نرم افزارها و برنامه های متعددی برای منابع انسانی ، حساب داری ، آنالیز بازاریابی و انبارگردانی استفاده می کنند. این نرم افزارها معمولا اینترفیس های متفاوتی دارند و با تکنولوژی های متفاوتی نیز نوشته می شوند. به همین علت معمولا نوع ذخیره سازی اطلاعات در آنها و بانکهای اطلاعاتی پشتیبان آنها نیز متفاوت است. با کمک SharePoint Portal Server 2003 می توان از این ناهمگونی ها گذشت و سیستم را یکپارچه کرد. بعضی از محاسن چنین سیستمی به شرح زیر می باشد :

افزایش مانور کارمندان
SharePoint Portal Server 2003 قابلیت دسترسی به داده ها و ابزار را از طریق پرتال مرکزی می دهد. این گونه کارمندان می توانند از طریق پرتال SharePoint Portal Server 2003 اطلاعات و داده های مورد نیاز خود را تهیه و در موارد لازم بکار گیرند. برای مثال ، یک پرتال محیط بسیار مناسبی برای اطلاع رسانی در مورد مسائل مختلف مربوط به کارمندان از جمله سیاستهای کاری ارگان ، پرداخت حقوقها و تاریخ آن ، مزایای کارمندان و موارد بسیار دیگر می باشد. این امر باعث پیشرفت سرعت و زمان و همچنین بالاتر رفتن بازده کارمندان و سرعت عمل بخشیدن به پروسه اطلاع رسانی می شود.
 

بازبینی مدیران
یک پرتال می تواند محتوای منطقی برای یک ارگان متشکل از داده ها و بانکهای اطلاعاتی را در یک بسته کلی ، در اختیار مدیران قرار دهد. از این طریق امکان دسترسی به اطلاعات تجاری ، تخصصی ارگان و بروز ارگان وجود خواهد داشت در حالی که دسترسی به چنین اطلاعاتی طی روزمره به راحتی امکان پذیر نخواهد بود. اگر قرار باشد که دپارتمانهای تصمیم گیری برای دیگر بخشها مانند بخش آنالیز منتظر بمانند تا گزارشی آماده شده و به آنها برسد ، سرعت عمل پاسخگویی آنها به وقایع روزمره بروز نخواهد بود. همچنین نرم افزارها و برنامه هایی که به کارمندان مربوط می شود مانند کارت ساعت ورود ، اطلاعات به موقع و سریع را در اختیار اکٍر ارگانهای شرکت قرار می دهد که از طریق آن احتیاج به نیروی انسانی بازهم کاهش می یابد و این امر از طریق راه حل پرتال کاملا امکان پذیر می باشد.

نیروی فروش و اتوماسیون
تلفیق اطلاعات بروز و دسترسی و برنامه و نرم افزارهای داخلی شرکت در یک پرتال واحد و از یک محیط واحد سرعت عمل بالایی را به تیم فروش می بخشد که این امر کمک به اتوماسیون بخش فروش می کند. یک پرتال می تواند برای تیم فروش یک محیط کارآمد متشکل از اطلاعات کارمندان ، فروش ، مشتریان بوجود آورد که تحت آن بتوان سرعت عمل بخش فروش را چند برابر کرد
نگهداری از ارزش سرمایه گذاری
یکی از بیشترین فوایدی که یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمانی دارد، استفاده بهینه از امکانات موجود نرم افزاریست. سازمان شما می تواند از یک محیط یکپارچه استفاده کامل ببرد بدون آنکه بخواهد سرمایه گذاری دوباره ای در ایجاد و نگهداری نرم افزارهای جدید کند.

نقش SharePoint Portal Server 2003 در یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمان شامل سناریوهای مختلفی است، اما تمامی آنها از المانهای ثابتی پیروی می کنند: یکی سازی و یکپارچه کردن نرم افزارهای مختلف سازمان با پرتال.
در واقع اگر که بخواهیم بصورت عمومی صحبت کنیم، یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمان به معنی گرفتن نرم افزارهای داخلی سازمان و تغییر آنها به نحوی که از امکانات پرتال بتوانند استفاده کنند. این موضوع شامل قابلیت single sign-on برای کلیه نرم افزارهای داخلی سازمان، که باعث راحتی کاربر و ارائه اطلاعات به روز می باشد.
در سناریوی یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان، SharePoint Portal Server 2003 یک محیط یکپارچه سازی برای نرم افزارهای داخلی سازمان ایجاد می کند که شامل قیافه نرم افزار، محلی سازی و قابلیت single sign-on می باشد.

نشان دادن و دستیابی: SharePoint Portal Server 2003 یک محیط انعطاف پذیر قابل تغییر برای المانهای رابط کاربر مهیا می کند. شما براحتی می توانید که قابلیت های نرم افزار خود را تعریف کنید و و آنها را در Web Part ها ببینید، که باعث ایجاد یک محیط راحت و سریع برای اضافه کردن نرم افزارها به صفحات وب می شود. علاوه بر آن، برنامه نویسان از Web Part ها برای اتصال اطلاعات نرم افزارهای مختلف برای ساختن نرم افزارهای کامپوزیت برای دستیابی و به روز رسانی اطلاعات مختلف در سیستم های متفاوت داخل یک پرتال استفاده می کنند.

محلی سازی: شما می توانید از SharePoint Portal Server 2003 برای محلی سازی تجربه کاربر داخل نرم افزار خود استفاده کنید، به این صورت که اطلاعات و نرم افزارهایی که مخصوص کار کاربر هستند به وی نمایش داده می شود. یعنوان مثال، اعضای دپارتمان حسابداری لینک هایی در پرتال شخصی خود دارند که آنها را به نرم افزارهای حسابداری متصل می سازد. علاوه بر این، شما می توانید اطلاعات و کارهایی که یک کاربر در پرتال انجام می دهد را محدود به سطح دسترسی آن کاربر کنید.

Single Sign-on : با استفاده از سرویس قدرتمند single sign-on در SharePoint Portal Server 2003 ، کاربران امکان استفاده از نرم افزارهای مختلف را با یک بار ورود به سیستم دارند. این به آن معنی است که کاربران فقط احتیاج به محافظت از یک نام کاربری و رمز عبور را دارند که باعث راحتی کار کاربر و کم کردن فعالیت مدیران سیستم در پاسخگویی به تلفن های فراموش کردن رمز عبور می شود.

اکسترانت

در بسیاری از سازمانها، ارتباطات و همکاری تنها محدود به اینترانت داخلی سازمان نمی شود. بسیاری از سازمانها به این سمت می روند که اطلاعات خود را با مشتریان و شرکای تجاری به اشتراک بگذارند. شما می توانید از Microsoft SharePoint Portal Server 2003 در پیکربندی اکسترانت آن استفاده کنید تا افراد بیرون سازمان را به اسناد، داده ها، اطلاعات و نرم افزارهای درون سازمان متصل کنید. این به سازمان شما کمک می کند که از ارتباط با شرکای تجاری خود حداکثر بهره را ببرید. بعنوان مثال، با راه اندازی یک اکسترانت مبتنی بر Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ، شما مشتریان خود را قادر به گذاشتن سفارش، دیدن وضعیت سفارش و چک کردن موجودیت یک کالا می کنید. بعنوان یک مثال دیگر، شما از پرتال اکسترانت خود می توانید برای مدیریت پروزه های خارجی سازمان استفاده کنید.

پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 بوسیله مهیا سازی  یک زیر ساخت برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری تیم ها , اجتماعات و فرآیندهای فردگرا با یکدیگر , به سازمان شما کمک می کند که کارهای بیشتری را انجام دهد.

پرتال Office sharePoint Server یک جز بسیار مهم از دید کلی مایکروسافت برای یکپارچه شدن با بقیه محصولات همکاری مایکروسافت در جهت ارائه یک زیر ساخت جامع همکاری سازمانی, محسوب می شود.

بهبود بهره وری تیم:

تیم های کارا , کلید نتایج بهتر شرکت ها هستند.
به کاربران امکان ساخت و کنترل محیط همکاری  را بدهید.وفق دادن حوزه های کاری مورد نیاز با تیم ها به راحتی امکان پذیر است.با وجود لیستی از الگوهائی که برای پیگری پیشرفت کار در پروزه با نام project task list template ,در این برنامه قرار داده شده، مدیریت پروزه های کاری به طرز کارآمدی بهبود پیدا کرده است.

بوسیله نمودارهای گانت (Gantt Chart) می توانید روابط کاری و وضعیت پروزه را در پیش چشم , مجسم کنید.

گروه های کاری را با تقویم های موجود به اشتراک گذاشته شده , هشدارها و تذکرها هماهنگ کنید.تقویم های هر گروه را بوسیله برنامه Microsoft Office Outlook 2007 به ناحیه کاری (desktop) شان وصل کنید.

با استفاده از presence و پیغام های کوتاه (Instant Messaging) با اعضا ارتباط برقرار کرده و از وضعیت آنها اطلاع حاصل کنید.

کار با اعضای  تیم خارج از سازمان آسان شده است.

اسناد را نوشته , بازبینی و منتشر کنید:

در پروسه های key document-centric که مضامین بهتری را در زمان کمتر در اختیار شما می گذارند , بهبود حاصل شده است.

از فضاهای کاری اسناد برای  موثر کردن پروسه ایجاد اسناد استفاده کنید.

قدرت پشتیبانی offline از شرکائی که ارتباطشان قطع شده است , فراهم شده است.

با استفاده از قابلیت های Management (ECM) Integrated Enterprise Contentچرخه حیات اسناد را مدیریت کنید.

موثر کردن پروسه های تجاری فردگرا:

بهبود ارتباطات و هماهنگی پروسه های فردگرا به این معناست که در اعمال و اجرای بخش هائی که در تجارت سنتی دستیابی به آنها مشکل بود ,دقت بیشتری شده است.

برای اصلاح پروسه های معمول فردگرا مثل پیگیری اعمال افراد (issue tracking) الگوهای سایت استاندارد را به کار ببرید.

با بکارگیری workflow پروسه های نوسان دار و متغیر را از دور خارج کنید.

با استفاده از قابلیت های برنامه های یکپارچه , برنامه های همکاری ایجاد کنید.